HALOPOS.ID|PALEMBANG – Di era serba digital saat ini, sudah seharusnya semua aktivitas perkantoran menggunakan teknologi terdepan yang termasuk didalamnya penyimpanan arsip tidak lagi dilakukan secara manual namun dengan terus meng Upgrade (Meningkatkan) pengarsipan sistem digital.
“Sudah seharusnya Dinas Kearsipan lebih jeli dalam pengelolaan arsip. Dari pada membangun gudang arsip lebih baik memanfaatkan kecanggihan teknologi. Dari arsip konvensional ke arsip digital,” tegas Gubernur Herman Deru saat berikan sambutan pada saat Pemusnahan Arsip In aktif OPD di lingkungan Pemerintahan Provinsi Sumsel Tahun 2022, bertempat di halaman Kantor Dinas Kearsipan Sumsel, Senin (27/6).
Menurut Herman Deru, dengan sistem digital akan didapatkan kemudahan dalam proses pengarsipan dokumen di masing-masing instansi. Dia mengumpamakan jika dulu dokumen untuk mencetak foto melalui proses cuci cetaknya memakan waktu cukup panjang dan rumit. Namun dengan teknologi semua itu bisa lebih dipermudah.
“Saat ini tidak lagi ditemui dengan cara tersebut. Yang ada sekarang kita mendapati foto berwarna yang secara langsung tersimpan dalam dokumen phone cell pribadi,” tandasnya.
Karena itu dia mengingatkan jajaran OPD, Insitusi Swasta, dan Lembaga terkait akan pentingnya kesadaran arsip. Menurutnya, pengarsipan merupakan kepentingan bagi seluruh insitusi bagi jangka panjang.
“Melalui kesempatan ini Saya mengingatkan seluruh jajaran pemerintahan, swasta, maupun lembaga untuk sadar akan pentingnya arsip. Jangan sampai nanti saat butuh kita keteteran dan baru mencari arsip jadi itu harus di susun berdasarkan keperluannya,” kata Herman Deru.
Dia juga himbau agar pemusnahan arsip harus melewati syarat utama pemusnahan, yang artinya arsip yang dimusnahkan memang tidak diperlukan.
“Dalam pemusnahan ini juga kita semua harus penuh hati-hati diperhatikan dengan teliti nilai kegunaan arsip yang akan dimusnahkan yang memang benar-benar tidak lagi digunakan kalau memang sudah nol nilai gunanya baru boleh kita musnahkan,” ujarnya.
Dia menilai pengarsipan merupakan kegiatan yang penting, karena dengan arsip berbagai permasalahan dapat diminimilasir dan mengantisipasi sejak dini. Apalagi tambahnya kemajuan teknologi digital yang kian maju makin mempermudah kegiatan pengarsipan.
“Pentingnya pengarsipan bagi kita semua, mengatasi sedini mungkin permasalahan yang akan terjadi dikemudian hari karena tidak ada yang tahu permasalahan kedepan. Ditambah lagi kemajuan teknologi yang kian maju memudahkan kita dalam mengelola arsip,” ungkapnya.
Diakhir sambutannya, dia meminta agar Kepala Dinas Kearsipan Sumsel mensosialisasikan berbagai kegiatan terkait pentingnya arsip kepada institusi vertikal.
“Pada berikutnya saya berharap pak Edward dapat mensosialisasikan kepada insitusi vertikal maupun dibawah pemerintahan daerah untuk tidak malas atau tidak segan mengarsipkan sesuatu dalam bentuk apapun, ini yang terpenting,” pungkasnya.
Diketahui juga, Dinas Kearsipan Sumsel memusnahkan arsip inaktif OPD di lingkungan Pemprov Sumsel yang disaksikan langsung Gubernur Sumsel Herman Deru bahkan orang nomor satu di Sumsel itu juga ikut memusnahkan arsip tersebut dengan mesin penghancur kertas. (ZR)
Editor : Herwan
